Definisi ERP
Enterprise Resource Planning (ERP) atau Perencanaan sumber daya perusahaan adalah sistem terpadu berbasis komputer yang digunakan untuk mengelola sumber daya internal dan eksternal berwujud termasuk aset, sumber daya keuangan, bahan, dan sumber daya manusia. Ini merupakan arsitektur perangkat lunak yang bertujuan untuk memfasilitasi aliran informasi antara semua fungsi bisnis dalam batas-batas organisasi dan mengelola hubungan dengan para stakeholder di luar. Dibangun di atas sentralisasi database dan biasanya menggunakan platform komputasi yang umum, sistem ERP mengkonsolidasi semua operasi bisnis menjadi perusahaan seragam dan lingkungan sistem yang luas.
Sistem ERP dapat berada pada server terpusat atau didistribusikan di seluruh modular unit perangkat keras dan perangkat lunak yang menyediakan “pelayanan” dan berkomunikasi pada jaringan area lokal. Desain terdistribusi memungkinkan sebuah bisnis untuk mengumpulkan modul-modul dari vendor yang berbeda tanpa memerlukan penempatan beberapa salinan yang kompleks. ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office Systemyang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e Government dan lain-lain.
Enterprise Resource Planning (ERP) di Perpustakaan UAD
Sistem ERP di Perpustakaan adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perpustakaan. Sistem ERPdirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap 'best practice' - proses umum yang paling layak ditiru. ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua fungsi suatu perpustakaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perpustakaan, baik dari pengadaan/pengolahan bahan pustaka, Penelusuran bahan pustaka, layanan koleksi/sirkulasi atau administrasi dan security. Meski kebutuhannya berbeda, ERP harus mampu memenuhinya. Satu syarat yang tidak boleh ditawar-tawar lagi adalah terintegrasi, yang menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua berbagi informasi dan berkomunikasi.
Sebagai contoh bila pemustaka hendak meminjam koleksi, seharusnya petugas perpustakaan dengan memakai software ERP dapat mengetahui cara penelusuran yang cepat dan tepat, mengetahui koleksinya ada atau tidak ada atau sedang dipinjam atau tidak dan apabila ada pemustaka yang terlambat mengembalikan koleksi, sistem dapat mengetahui berapa hari terlambatnya sehingga dapat di ketahui berapa denda yang harus dibayar.
Penggunaan modul-modul paket ERP di Perpustakaan UAD
1. Financial Resource Management
Modul yang berfungsi untuk mengumpulkan dan mengelola seluruh data finansial sehingga mampu menyajikan laporan dari hasil relasi data dari beberapa transaksi yang telah dilakukan. Beberapa isi dari modul ini adalah seperti traksaksi peminjaman dan pengembalian buku, transaksi pembayaran denda, transaksi pendaftaran, transaksi pendataan buku.
2. Manufacturing Resource Planning
Merupakan evolusi dari Material Requirements Planning , yang melingkupi faktor tambahan seperti perencanaan jangka panjang, master penjadwalan kerja perpustakaan UAD, perencanaan kapasitas buku-buku yang ditampung didalam perpustakaan UAD, dan pengontrolan pembelian stok buku-buku. MRP telah memasukan unsur pengawasan dan pelaporan.
3. Modul produksi
a. Production Control
Adalah modul yang berhubungan dengan pengontrolan produksi. Di dalam proses e-bisnis di perpus UAD adalah dalam mengontrol peminjaman, pengembalian buku tepat waktu, serta menyediakan buku-buku lebih apabila buku yang akan dipinjam tersebut telah habis dipinjam oleh anggota lain.
